Objet de la politique de confidentialité
Cette page décrit les traitements de données personnelles réalisés dans le cadre du site exploité sous la marque Kelvaniqa pour la vente en ligne destinée au marché français.
Les demandes relatives aux données personnelles sont adressées à livraison@kelvaniqa.com, au +81-877-92-0236 ou par courrier à 3415, Kawatsu-chō, Sakaide, Préfecture de Kagawa, 762-0025, Japon.
Données traitées et sources
Les données proviennent des informations saisies par le client, des échanges avec le service clientèle, des opérations nécessaires au traitement d’une commande et des informations techniques générées lors de l’utilisation du site.
- Données d’identification et de contact : nom, prénom, adresse postale, adresse électronique et numéro de téléphone.
- Données de commande : articles, quantités, montant, historique de commande, références de transaction et statut du paiement.
- Données de livraison et d’après-vente : adresse de livraison, suivi, demandes de retour, échange, réparation, réclamation et remboursement.
- Données de communication : messages, demandes adressées au service clientèle et pièces transmises pour traiter un dossier.
- Données techniques : adresse de protocole internet, type de navigateur, appareil, journaux techniques, pages consultées et préférences liées aux traceurs.
Pourquoi les données sont utilisées
| Finalité | Base juridique |
|---|---|
| Créer, vérifier, préparer, expédier et suivre une commande | Exécution du contrat |
| Gérer les retours, échanges, remboursements, garanties et demandes d’après-vente | Exécution du contrat et obligations légales |
| Établir les documents comptables et conserver les preuves imposées par la réglementation | Obligation légale |
| Prévenir la fraude, protéger les accès et défendre des droits en justice | Intérêt légitime lié à la protection du site et des transactions |
| Déposer ou lire des traceurs non essentiels | Consentement |
Caractère nécessaire des informations
Les informations identifiées comme nécessaires lors du passage de commande servent à exécuter le contrat, traiter le paiement, organiser la livraison et communiquer sur le suivi. L’absence d’une donnée nécessaire empêche la finalisation ou l’exécution de l’opération concernée.
Les informations qui ne sont pas nécessaires à l’exécution d’une commande restent facultatives et ne conditionnent pas l’accès aux fonctions essentielles d’achat.
Accès et communication des données
L’accès aux données est limité aux personnes et prestataires ayant besoin de ces informations pour exécuter leur mission : gestion du site, paiement, préparation de commande, transport, service clientèle, maintenance technique, comptabilité et défense des droits.
Les transporteurs reçoivent les informations nécessaires à la livraison. Les prestataires de paiement reçoivent les informations nécessaires à l’autorisation et au traitement de la transaction. Les autorités reçoivent les informations lorsqu’une obligation légale impose leur communication.
Les données issues de traceurs publicitaires ou de mesure d’audience non essentiels ne sont communiquées à un fournisseur tiers qu’après un consentement valable.
Traitements réalisés hors de l’Espace économique européen
Les informations strictement nécessaires à la préparation et à l’expédition d’une commande sont traitées au Japon en raison de l’origine des expéditions et de l’adresse de correspondance opérationnelle.
Les transferts couverts par la décision d’adéquation adoptée par l’Union européenne à l’égard du Japon reposent sur ce mécanisme. Lorsqu’un prestataire situé dans un autre État hors de l’Espace économique européen reçoit des données, le transfert est encadré par un mécanisme reconnu par le règlement général sur la protection des données.
Durées de conservation
Les données sont conservées pendant la durée nécessaire à la finalité poursuivie puis archivées ou supprimées selon les obligations applicables.
- Les données nécessaires à la gestion des commandes et à la facturation sont conservées pendant la relation commerciale puis pendant la durée imposée pour les pièces comptables.
- Les contrats électroniques d’un montant égal ou supérieur à 120 € sont archivés pendant 10 ans à compter de la livraison.
- Les données utilisées pour une prospection électronique fondée sur le consentement sont conservées pendant la relation concernée puis pendant une durée maximale de 3 ans à compter du dernier contact pertinent.
- Les choix exprimés dans le module de consentement aux traceurs sont enregistrés pendant 6 mois avant une nouvelle sollicitation.
- Les données liées à un litige sont conservées pendant la durée nécessaire à la constatation, à l’exercice ou à la défense des droits concernés.
Droits des personnes
Dans les conditions prévues par le règlement général sur la protection des données, la personne concernée dispose d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation du traitement, d’opposition et de portabilité. Elle dispose également du droit de retirer son consentement pour les traitements fondés sur celui-ci.
Une demande est adressée à livraison@kelvaniqa.com. Une vérification d’identité proportionnée est demandée uniquement lorsqu’un doute raisonnable existe sur l’identité du demandeur.
Une réponse est apportée dans un délai d’un mois. Ce délai est prolongé dans les conditions prévues par le règlement pour les demandes complexes ou nombreuses, avec information du demandeur dans le premier mois.
Une réclamation relative à la protection des données peut être déposée auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés.
Protection des données et gestion des incidents
Les accès aux données sont limités aux personnes habilitées et les échanges du site utilisent des mécanismes de chiffrement en transit adaptés aux services en ligne. Les droits d’accès sont organisés selon les besoins opérationnels.
Lorsqu’un incident de données personnelles présente un risque pour les droits et libertés des personnes, les obligations de documentation, de notification à l’autorité compétente et d’information des personnes concernées sont appliquées selon le niveau de risque constaté.
Aucun système connecté n’élimine entièrement les risques techniques. Les mesures de protection sont adaptées à la nature des données, aux traitements réalisés et aux risques identifiés.
Mineurs et décisions automatisées
La conclusion d’un achat sur le site suppose la capacité juridique requise pour contracter. Lorsqu’un mineur intervient avec l’autorisation de son représentant légal, seules les informations nécessaires à l’opération concernée sont traitées.
Aucune décision produisant à elle seule un effet juridique significatif sur le client n’est prise exclusivement sur la base d’un profilage automatisé réalisé par le site.